8 prostych kroków do skutecznego wdrożenia CMMS w Twojej organizacji

Skomputeryzowany system zarządzania konserwacją lub CMMS to długi proces, który wiąże się z dużą inwestycją. Dlatego firmy w pierwszej kolejności nieufnie podchodzą do tego. Dodaj do tego badanie autorstwa Uniwersytet Oksfordzki i McKinsey stwierdza, że ​​projekt oprogramowania ma średnio 66% przekroczenie kosztów i 33% przekroczenie harmonogramu. Dokładniej, około 70% wszystkich wdrożeń systemów zarządzania aktywami przedsiębiorstwa i oprogramowania CMMS kończy się niepowodzeniem. Przyczyny: źle zainstalowane systemy, niewystarczające przeszkolenie pracowników i nieodpowiednie wsparcie ze strony dostawcy.

Aby uniknąć tych pułapek, konieczne jest posiadanie solidnego planu wdrożenia CMMS. Aby pomóc Ci rozpocząć, udostępniliśmy 8 prostych kroków, które możesz wykonać:

Zawartość

• 1) Zaangażowanie Zarządu
• 2) Planowanie projektu
• 3) Przygotuj pracowników
• 4) Szkolenie pracowników
• 5) Zbierz dane
• 6) Wprowadź dane
• 7) Raporty i analizy
• 8) Usprawnianie operacji
• Sukces to kilka kroków

1) Zaangażowanie Zarządu

Jak w przypadku każdej innej implementacji oprogramowania, zobowiązanie musi być odgórne. Aby pomyślnie wdrożyć rozwiązanie CMMS, musisz mieć akceptację kierownictwa i zarządzać ich oczekiwaniami. Ponieważ CMMS nie jest magiczną różdżką, która zapewnia natychmiastowe wyniki, ważne jest, aby jasno komunikować cele, uzyskać dostęp do danych CMMS w czasie rzeczywistym wymaganych do zobaczenia wyników i zwrotów oraz innych istotnych informacji dla interesariuszy.

2) Planowanie projektu

Mając na pokładzie kierownictwo, nadszedł czas, aby skonsultować się ze wszystkimi, którzy będą zaangażowani we wdrożenie, aby stworzyć plan projektu. To rozwiązanie do zarządzania powinno być jak najbardziej szczegółowe i mieć harmonogram od sześciu miesięcy do ponad roku. Powinna zawierać ważne daty wraz ze wszystkimi kamieniami milowymi, takimi jak identyfikacja potrzeb w zakresie dostosowania, wprowadzanie i czyszczenie danych, kończenie szkolenia użytkowników i przeprowadzanie audytów CMMS. Plan projektu powinien mieć wyraźne, osiągalne cele, a wszyscy zaangażowani powinni się na nie zgodzić, aby uniknąć późniejszych niejasności i zwiększyć odpowiedzialność.

3) Przygotuj pracowników

Nie wystarczy, aby na pokładzie znalazło się tylko kierownictwo; musisz także przygotować swoich pracowników, którzy będą zaangażowani w proces, np. dział IT. Nie zakładaj, że wszyscy pracownicy z zadowoleniem przyjmą nowe oprogramowanie, ponieważ ludzie są albo oporni na zmiany, albo czują, że technologia ich zastąpi. Upewnij się, że zespół konserwacyjny ma urządzenia mobilne, których może używać do śledzenia swoich działań konserwacyjnych za pomocą aplikacji mobilnej. Dlatego ważne jest, aby usunąć wszystkie te nieporozumienia i edukować ludzi za pomocą materiałów do czytania i sesji pytań i odpowiedzi. Poinformowanie o zaletach systemu CMMS pomoże w pełnym przyjęciu technologii i uniknie wszelkich niepotrzebnych problemów, które mogą pojawić się później.

4) Szkolenie pracowników

Tworząc plan projektu, pamiętaj, aby uwzględnić w nim sesje szkoleniowe. W sumie, Oprogramowanie CMMS to zaawansowana aplikacja, która wymaga przeszkolenia wszystkich użytkowników systemu. Zapewnij szkolenie jak największej liczbie osób, aby mogły sobie wzajemnie pomagać podczas rutynowej pracy, jednocześnie przeszkolając kilka osób we wszystkich aspektach systemu i jego administrowania. Uwzględnij również sesje szkoleniowe przez co najmniej sześć miesięcy po uruchomieniu systemu, ponieważ pozwoli to użytkownikom na poszukiwanie rozwiązań problemu, z którym się borykają podczas korzystania z systemu. Dlatego jak najlepiej wykorzystaj inwestycję w chmurę CMMS, zapewniając wystarczającą ilość szkoleń wszystkim użytkownikom.

5) Zbierz dane

Jedną z najczęstszych przyczyn niepowodzenia wdrożenia CMMS jest niewystarczające zebranie wymaganych i użytecznych danych, które pracownicy będą wprowadzać do systemu. Dlatego efektywne gromadzenie danych serwisowych jest ważne i wymaga nawet 12 miesięcy zaangażowania ze strony pracowników. Niezależnie od historii danych, musi ona być czysta, aby przyspieszyć wdrażanie CMMS. Pomoc w przygotowaniu się, a następnie zaimportowaniu danych to obszar, w którym dostawca CMMS może zaoferować dodatkową wartość. Zanim zdecydujesz się na datę uruchomienia, zapoznaj się z potrzebami nowego systemu i w pełni przedstaw wymagania dotyczące importu danych.

6) Wprowadź dane

Po przygotowaniu planu, sfinalizowaniu systemu i zebraniu danych nadszedł czas, aby wybrać najlepszą możliwą metodę wprowadzania danych do nowej aplikacji CMMS. Zidentyfikuj zasoby, wewnętrznych lub zewnętrznych wykonawców, części zamienne, które będą odpowiedzialne za tę pracę. Będziesz także musiał określić najlepszą metodę wprowadzania danych, którymi będzie zarządzał system CMMS. Potrzebujesz asystenta administracyjnego, czy technicy utrzymania ruchu powinni samodzielnie wprowadzać dane? Uzyskaj odpowiedzi na wszystkie te pytania, aby określić najlepszy sposób wykonania tego gigantycznego jednorazowego zadania.

7) Raporty i analizy

Twórz użyteczne raporty od czterech do pięciu, które będą analizowane codziennie. Raporty te będą miały kluczowe znaczenie dla oparcia wszystkich decyzji w ramach programu zarządzania. Przed skonfigurowaniem systemów ustal, co zrobi dla Ciebie, a następnie utwórz odpowiednie raporty. Raporty te powinny pomóc w zrozumieniu krótko- i długoterminowych trendów w utrzymaniu działalności.

8) Usprawnianie operacji

Wdrażając system CMMS, wyjdź poza jego główną zdolność do prowadzenia ewidencji aktywów i ich części. Korzystaj z szerokiej gamy funkcjonalności oprogramowanie do zarządzania konserwacją aby spojrzeć na duże ilości danych, które można śledzić. Skonfiguruj konserwację predykcyjną lub strategie konserwacji zapobiegawczej, aby ulepszyć. Dane te można analizować w celu dalszej poprawy istniejących operacji konserwacyjnych poprzez dostarczanie przydatnych trendów, które można dalej wykorzystać do podjęcia działań naprawczych.

Sukces to kilka kroków

CMMS to ogromny koszt dla każdej organizacji rozważającej jego wdrożenie. Dlatego wdrożenie go już przy pierwszej próbie jest konieczne. Nasze osiem prostych i łatwych kroków może pomóc w przygotowaniu przemyślanego planu wdrożenia CMMS i pomóc w osiągnięciu sukcesu.